Betriebsprüfung in der Gastronomie
Wenn sich das Finanzamt ankündigt, fühlen sich Unternehmer oft verunsichert. Das gilt auch für die Gastronomen. Liegt eine ordnungsgemäße Buchführung vor und ist alles gut für die Prüfung vorbereitet? Für steuerliche Angelegenheiten in der Gastronomie ist es sinnvoll, sich an einen Steuerberater zu wenden. Zudem können Sie auch selbst etwas dafür tun, dass die Betriebsprüfung reibungslos abläuft.
Vor der Betriebsprüfung erhalten Sie grundsätzlich eine Kontrollmitteilung. Lediglich in Ausnahmefällen kommt der Betriebsprüfer unangekündigt, beispielsweise wenn ein konkreter Verdacht besteht. Falls Sie aufgrund einer anonymen Anzeige oder wegen einer früheren Steuerhinterziehung bereits die Aufmerksamkeit des Finanzamts auf sich gezogen haben, sollten Sie häufiger mit dem Besuch der Prüfer rechnen. Doch mit einer guten Vorbereitung und einer professionellen Steuerberatung können Sie dem Prüfungstermin ohne schlechtes Gewissen entgegensehen.
Außenprüfung in der Gastronomie – die Risikobranche auf dem Prüfstand
In der Gastronomie kommen die Betriebsprüfer regelmäßig, um die Umsätze und andere Daten genau zu kontrollieren. Üblicherweise findet die Prüfung der Gastronomiebetriebe alle drei bis fünf Jahre statt. Diese Häufigkeit weist auf das erhöhte Risiko in der Gastronomiebranche hin.
Mit einer ordentlichen Buchhaltung vermeiden Sie Probleme bei der Betriebsprüfung. Je nach Situation kann ein Steuerberater helfen, auch wenn der betreffende Fall bereits zwei Jahre zurückliegt. Dafür ist es wichtig, alle Umsätze und anderen Vorgänge schriftlich festzuhalten. Die Dokumentation erleichtert die spätere Aufklärung, ob es sich um eine Gesprächsnotiz handelt oder um eine geschäftliche Vereinbarung mit einem Lieferanten. Auch Informationen zu verderblichen Lebensmitteln oder Einladungen zu bestimmten Events im Restaurant sind eine Notiz wert.
Wenn bei der Betriebsprüfung ein „seltsamer“ Fall auftaucht, stellt der Prüfer womöglich die komplette Buchhaltung in Frage. Das kann zu einer hohen Steuernachzahlung und sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Gastronomen sind dazu verpflichtet, sämtliche Daten in elektronischer Form bereitzuhalten und auf Anfrage an das Finanzamt zu übermitteln. Die entsprechende Prüfungsanordnung erhalten Sie per Post. Für die Plausibilitätsprüfung der detaillierten Zahlen nutzen die Betriebsprüfer die IDEA-Software (Interactive Data Extraction and Analysis). Diese kommt auch zum Einsatz, um die durchschnittlichen Richtwerte zu vergleichen. Wenn Ihre Zahlen im Standardbereich liegen, verzichten die Finanzprüfer oft auf eine tiefgehende Prüfung, vorausgesetzt, die weiteren Parameter passen. Allerdings kann es im Rahmen der Betriebsprüfung zu einer Schätzung kommen, die relativ hoch ausfällt. Teilweise führen solche Schätzungen zu Nachzahlungen, die die Existenz der Gastronomen gefährden.
Prüfungsschwerpunkte in der Gastronomiebranche
Viele Betriebsprüfer sind auf die gastronomische Branche spezialisiert und kennen sich im Detail mit dem Kassensystem und anderen Besonderheiten aus. Entsprechend schnell sehen die Spezialisten eventuelle Probleme. Besonderes Augenmerk legen sie auf:
- Kasse und Kassensystem,
- Einlagen und Entnahmen,
- Tageseinnahmen,
- stichprobenartig: Bewirtungsbelege und Verträge,
- Gegenüberstellung von Einkaufswaren und verkaufter Menge,
- verdeckte Gewinnausschüttung,
- Rohgewinn und Reingewinn (Auslesen digitaler Unterlagen, Rabatte, Stornos).
Genauere Betriebsprüfung von Kassenbuch und Kassensystem
Beim Kassenbuch handelt es sich um ein besonders sensibles Thema. Zahlreiche Einnahmen und Ausgaben erfolgen in bar. Das Steuerrecht schreibt vor, dass Sie das Kassenbuch jeden Tag führen müssen, um sämtliche Vorgänge einzutragen. Jeder Beleg muss das korrekte Datum haben und am Tagesende muss der berechnete Kassenbestand mit dem realen Bargeldbestand übereinstimmen.
Das Kassensystem im Restaurant ist ebenfalls ein sensibler Punkt. Als Gastronom sind Sie verpflichtet, genaue Aufzeichnungen und alle Dokumente zum Kassensystem aufzubewahren, einschließlich Bedienungsanleitung, Protokollen und Stornobelegen. Ohne diese Unterlagen kann der Verdacht aufkommen, dass Sie die Kasse manipuliert haben.
Finanzkontrolle Schwarzarbeit
Ein weiteres heikles Thema ist der Umgang mit dem Personal. Leider ist die Gastronomie dafür bekannt, dass nicht alle Mitarbeiter offiziell angemeldet sind oder zumindest teilweise schwarz ausgezahlt werden. Das ist ein steuerliches und rechtliches Problem. In der Gastro-Branche gelten strikte Regelungen, ob es um Feiertags- und Nachtzuschläge geht, um vorgeschriebene Pausenzeiten oder um die korrekte Abrechnung von Minijobbern.
Gastronomiemöbel von Objekt-m
Was passiert bei einer fehlerhaften Buchführung?
Eine falsche Kassenführung oder unzureichende Angaben in den Büchern: Mit dem sogenannten Chi-Quadrat Test prüfen die Finanzbeamten, ob die Zahlen manipuliert sind. Wenn die Betriebsprüfung ergibt, dass die steuerlichen Angaben nicht korrekt sind, kommt es zu einer Schätzung. Eine solche Hinzuschätzung – bei der es sich um eine rechnerische Erhöhung der Umsätze handelt – kann zu hohen Steuernachzahlungen führen. Darum sollten Sie solche Fehler unbedingt vermeiden.
Welche gastronomische Unternehmen werden geprüft?
Ob und wann eine Betriebsprüfung der Gastronomie stattfindet, richtet sich nach verschiedenen Aspekten. Grundsätzlich prüft das Finanzamt vor allem Großbetriebe. Doch auch kleinere Gaststätten stehen gelegentlich auf der Liste der zu prüfenden Betriebe.
Ein typischer Grund für die Prüfung ist die Auffälligkeit: Wenn bestimmte Sachverhalte komplex und unpassend erscheinen, kommen Zweifel auf, dass die Daten korrekt sind. Dann kontrollieren die Beamten den Fall vor Ort.
Oft ist das Zufallsprinzip für eine Betriebsprüfung verantwortlich. Die Betriebsprüfer erhalten ihre Fälle durch Zufall. Die unwillkürliche Auswahl einzelner Betriebe soll zeigen, dass jeder Unternehmer geprüft werden kann, unabhängig von der Lage oder Größe des Restaurants.